BPM-會議室系統(tǒng)操作手冊

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編寫：魏佳文 日期：04.07/20

審核： 日期：

批準： 日期：

受控狀態(tài)： 是

發(fā)布版次：1.0 日期：04.07/20

編寫部門：行政管理部

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目錄

一、 概述 ............................................................................................................................................... 3

二、 預(yù)約會議 ....................................................................................................................................... 3

三、 我的會議 ....................................................................................................................................... 7

1. 我預(yù)約的會議......................................................................................................................... 8

2. 受邀會議............................................................................................................................... 10

3. 我發(fā)出的邀請....................................................................................................................... 11

四、 預(yù)訂資源 ......................................................................................................................................12

1. 會議列表............................................................................................................................... 12

2. 會議日歷/周歷/月歷 ........................................................................................................... 13

3. 預(yù)訂周期會議....................................................................................................................... 14

五、 移動端會議室操作說明 ..............................................................................................................16

1. 會議預(yù)約............................................................................................................................... 16

2. 預(yù)約信息查看/編輯............................................................................................................. 17

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一、概述

登錄 BPM 后，在 BPM 系統(tǒng)頂部功能欄選擇“會議室系統(tǒng)”模塊，對于頂部功能欄模塊內(nèi)容

較多的用戶，需要打開“更多”查找“會議室系統(tǒng)”模塊，點擊即可進入會議室管理模塊。

二、預(yù)約會議

會議室預(yù)訂途徑：

1、點擊“我的會議”，進入“我預(yù)約的會議”頁面。點擊左下角“預(yù)訂會議室”按鈕；

2、點擊“預(yù)訂資源”，進入“會議列表”頁面，點擊左下角“預(yù)訂會議室”按鈕；

3、點擊“預(yù)訂資源”，進入“會議日歷”、“會議周歷”或“會議月歷”頁面，點擊選擇對

應(yīng)日期及時間段，在彈出框中填寫預(yù)約信息，完成預(yù)約；

4、打開 APP，點擊“會議室系統(tǒng)”圖標，進入會議室系統(tǒng)預(yù)約

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通過鼠標選擇空白位置的會議室空閑時段，點擊框選住相應(yīng)時間段即可發(fā)起該時間段會議室預(yù)

定。

空白位置即空閑可預(yù)約時間段，有對應(yīng)色塊內(nèi)容的是已被預(yù)約的時間段。將鼠標放置在對應(yīng)色

塊上，可查看會議預(yù)約的基本信息。

將鼠標放置在日歷的會議標題位置，可查看會議室詳情信息。

會議室日歷視圖

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在發(fā)起的快速預(yù)定視圖中填寫相應(yīng)會議要素。

注意：當員工 A 替員工 B 預(yù)約會議時，建議主持人填寫員工 B。這樣在數(shù)據(jù)分析時或?qū)?yīng)郵

件通知時信息將更加直觀。

快速預(yù)定視圖

在選擇參會人時可以直接搜索，也可以手動選擇并確定。

選擇參會人界面

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下滑至最下方發(fā)起預(yù)定即可完成預(yù)訂。

立即預(yù)定界面

在會議室周歷、月歷界面中也可使用該方法進行預(yù)定。

會議室周歷視圖

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外部受邀人員接受郵件樣式 本公司參會人、主持人接受郵件樣式

三、我的會議

“我的會議”菜單包含我預(yù)約的會議、受邀會議、我發(fā)出的邀請三個頁面，三個頁面均為與我

有關(guān)的會議預(yù)約數(shù)據(jù)查詢。

下面將會分別對三個頁面進行介紹：

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1. 我預(yù)約的會議

默認頁面-我預(yù)約的會議

本界面為進入到會議室系統(tǒng)中后的默認界面，界面中可以顯示“我預(yù)約”的所有會議列表與詳

情。包括：會議主題、會議時間、會議室、所在位置、預(yù)定人、主持人以及更多操作。

在更多操作欄，可以選擇“鉛筆”圖標編輯該會議狀態(tài)；也可選擇“垃圾桶”圖標刪除該會

議。

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編輯會議預(yù)約信息

取消會議預(yù)約

同時也可使用頁面下方的預(yù)定會議室進行會議預(yù)定和批量取消會議。會議預(yù)定將在預(yù)訂資源模

塊詳細介紹。

批量取消會議是指對我預(yù)約的會議進行批量刪除，需要注意的是，對于已經(jīng)過了預(yù)約時間的會

議是不允許取消的。

我預(yù)約的會議-批量取消會議

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刪除失敗提示信息

2. 受邀會議

受邀會議頁面

受邀會議頁面展示的內(nèi)容為邀請我參加的會議信息列表。

在本頁面可以進行受邀會議的開始/結(jié)束時間及會議室查詢，對于狀態(tài)為“未回復(fù)”的預(yù)約數(shù)

據(jù)，需要受邀人登錄 outlook 查收會議邀請郵件，并在郵件中做出反饋。

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3. 我發(fā)出的邀請

我發(fā)出的邀請頁面可查看我發(fā)出的會議邀請的接受狀態(tài)。點擊“查看“按鈕可查看會議邀請詳

情及當前受邀人的反饋狀態(tài)

查看詳情彈出框

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四、預(yù)訂資源

在預(yù)訂資源模塊可以以列表或日歷/周歷/月歷的形式對全員會議預(yù)約情況進行查看，并可以根

據(jù)所展示的會議室空閑時間進行更直觀的會議預(yù)約。

1. 會議列表

會議列表頁面

會議列表中可查看全員預(yù)訂的所有會議，同時可編輯/刪除預(yù)訂的所有會議。（注意：一般用

戶只可編輯/刪除自有創(chuàng)建會議，全員預(yù)約信息的編輯/刪除操作需要管理員權(quán)限。兩種操作僅

限在會議預(yù)約的時間段時間之前進行操作，已經(jīng)過了預(yù)約時間的不能再編輯/刪除）

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2. 會議日歷/周歷/月歷

會議日歷

會議周歷

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會議月歷

會議日歷、周歷和月歷展示內(nèi)容均為全員的預(yù)約信息。將鼠標放在預(yù)約色塊上，會展示會議的

時間、預(yù)約人等信息，日歷中可以通過右上角的時間選項個性化設(shè)置需要查看的日期；周歷頁

面頂部可以選擇查看的工作周及會議室；月歷頁面頂部可以選擇要查看的年份及月份，以及會

議室。

周歷及月歷的會議室篩選項可以多選，所選擇的內(nèi)容即使刷新本頁面或離開本頁面，再次進入

時也可以查看當時所選定的會議室，使用戶操作更加便利。

3. 預(yù)訂周期會議

會議系統(tǒng)預(yù)定周期性會議時，注意要先選擇會議開始日期、會議時間、預(yù)定模式、預(yù)定次數(shù)、

重復(fù)策略。然后點擊查詢會議室，查詢符合條件的會議室。

由于有的會議室規(guī)定只能預(yù)訂最長 1 周后的會議，因此需要較遠時間的會議時，可能會產(chǎn)生預(yù)

約失敗的情況。

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其他會議要素填寫方法同快速預(yù)訂。

周期會議查詢

查詢完畢后，選擇符合條件的會議室發(fā)起預(yù)定即可。

周期會議查詢結(jié)果

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五、移動端會議室操作說明

1. 會議預(yù)約

? 點擊工作臺中的會議室系統(tǒng)模塊，進入會議室列表：

i. 頂部提供會議室所在城市、區(qū)域的篩選（此內(nèi)容無需調(diào)整，默認展示全部會議室）；

ii. 在日歷中可以點擊選擇需要查看的日期，點擊向下箭頭可展開日歷；

iii. 會議室列表中，當前會議室預(yù)約情況會以多色時間條的形式快捷展示當天該會議室預(yù)

約情況。點擊會議室進入當前會議室的會議室日歷，可查看該會議室當天具體預(yù)約情

況，選擇空白區(qū)域，滑動可選擇多個時間段，選中后，點擊底部“預(yù)定”按鈕，即可

輸入會議預(yù)約信息；

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iv. 頂部為會議室主題，點擊開始/結(jié)束時間色塊可修改時間，參會人員可通過搜索添加

多人，外部人員為需要發(fā)郵件通知的非本公司郵箱人員，完善基本信息后點擊提交即

可完成會議預(yù)約

2. 預(yù)約信息查看/編輯

? 我預(yù)約的會議/受邀會議查看

i. 點擊“會議室系統(tǒng)”模塊，進入會議室列表，點擊底部“我的”，查看我預(yù)約的

會議及我受邀的會議信息

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ii. 點擊“我的”，進入 APP 我的信息配置頁，點擊“我預(yù)約的會議室”可以查看我

預(yù)約的會議和我受邀的會議信息

? 我預(yù)約的會議信息編輯

未到開始時間的我預(yù)約的會議可以進行編輯，可在查看頁面點擊“編輯”，進行修改編輯