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（二）培訓(xùn)交底，以查促改

標(biāo)準(zhǔn)制定后，立即將標(biāo)準(zhǔn)文件通過公司簽發(fā)，并將文件歸檔范圍和保管期限

表交由部門負責(zé)人簽字確認(rèn)，指定歸檔對接人。組織各部門歸檔對接人參與檔案

培訓(xùn)，將檔案移交要求、應(yīng)用模板交底至各部門歸檔對接人。一方面單槍匹馬整

理已入庫的未整理檔案，另一方面指導(dǎo)各部門整理積滯未歸的檔案。

按照廣東省竣工驗收資料統(tǒng)一用表的規(guī)范要求，深入項目開展資料管理巡查，

提高資料編制規(guī)范性。在項目的配合下強行對乙方單位加入雙套制歸檔的要求。

雖然 3 個在建項目合同中并未約定乙方需要移交掃描件，但在溝通協(xié)調(diào)下實際上

也完成了雙套制歸檔任務(wù)，為后續(xù)檔案數(shù)字化和檔案系統(tǒng)上線打下了堅實基礎(chǔ)。

（三）日臻完善，裂變升級

檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)文件應(yīng)用情況較好，保持相當(dāng)?shù)姆€(wěn)定性。根據(jù)新情況新

問題，增加《項目資料全流程管理辦法》《合作項目檔案印章證照管理操作指引》

《銷售合同檔案管理操作指引》。

基于較好的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)和整理基礎(chǔ)，2018 年僅花 3 天即完成檔案系統(tǒng)適配

設(shè)置，成為華發(fā)股份首個上線并成熟運用檔案系統(tǒng)的城市公司。標(biāo)準(zhǔn)化文件在系

統(tǒng)工具的助推下發(fā)揮更大更便捷的作用，實現(xiàn)在線移交、在線查檔。

這個適配城市公司的檔案管理體系和檔案系統(tǒng)，在設(shè)計之初就立意全面、考

慮深遠，所以在管理變化、強化過程中能保持相當(dāng)穩(wěn)定性，能靈活適應(yīng)變化，能

高效應(yīng)對強化要求。這個從廣州公司起步的檔案管理體系，轉(zhuǎn)型為華南大區(qū)檔案

管理體系，同步推廣到華南大區(qū)新成立的 9 個城市公司，裂變?yōu)槌鞘泄緳n案管

理體系，實現(xiàn)華南大區(qū)檔案管理一盤棋。

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三、亮點及成效

設(shè)計合理，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”和來源原則設(shè)置，根基穩(wěn)定。

適配業(yè)務(wù)，檔案類別設(shè)置基本與核心部門設(shè)置一一對應(yīng)，讓業(yè)務(wù)部門能快速

清晰的識別相應(yīng)類別進行歸檔和調(diào)閱。

重點突出，工商檔案、報建檔案隨辦隨歸，保證了查閱的及時性、安全性。

尤其報建文件的及時收檔，有效抵充了業(yè)務(wù)人員變化帶來的不確定性，使得報建

報批、竣工備案、檢查迎檢工作不會因查找文件而受阻。

責(zé)任清晰，誰形成誰整理誰負責(zé)，填鴨式模板、精細化指引，輔助業(yè)務(wù)人員

做好檔案基礎(chǔ)整理。

開放調(diào)閱，庫內(nèi)檔案通過檔號精準(zhǔn)定位。業(yè)務(wù)人員在檔案系統(tǒng)按需查到文件

申請調(diào)閱后，檔案管理員直接憑檔號提取文件。普通文件僅登記，便可使用。享

受到調(diào)閱的便利之后，歸檔積極性大為提高。

文檔一體化，檔案不是坐等接收，而是開展前端控制。合同、發(fā)文等重要文

件，均設(shè)置文件編號規(guī)則，保持形成規(guī)律。定期開展項目資料管理巡查，監(jiān)督工

程檔案形成編制過程，提高規(guī)范性、完整性。

最終達成以下成果：

（一）檔案利用率高，服務(wù)業(yè)務(wù)效果明顯

檔案利用方面實現(xiàn)“即來即辦、服務(wù)業(yè)務(wù)”，2018 年 7 月檔案系統(tǒng)上線以來

及時高效完成電子借閱 538 份，實體調(diào)閱 3607 份，在訴訟、迎檢、報建和項目

竣備中發(fā)揮不可替代的作用。

（二）適應(yīng)變化，穩(wěn)定性強、收納性強

盡管對內(nèi)管理形式變化、對外開發(fā)模式變化，檔案管理體系核心框架保持穩(wěn)

定，只適應(yīng)新情況補充相應(yīng)操作指引，促進落地效果最大化。

（三）復(fù)制推廣，華南大區(qū)檔案管理一盤棋

通過標(biāo)準(zhǔn)化文件分享和定期培訓(xùn)，廣州公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化文件已升級為華

南大區(qū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化文件，復(fù)制推廣到 9 個新成立的城市公司應(yīng)用。

（四）巡查優(yōu)秀，得到上級認(rèn)可

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在歷次各級巡查中，檔案管理工作均收獲優(yōu)秀評價。在 2017 年、2019 年華

發(fā)集團檔案管理巡查中，獲得優(yōu)秀評價。在華發(fā)股份 2020、2021 年行政巡查中

獲得優(yōu)秀評價。

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動循矩法 匠心筑基 精益求精

青島公司檔案管理初結(jié)碩果

一、實施背景及目標(biāo)

為推動公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案“存檔備

查、協(xié)控風(fēng)險、助力主業(yè)”的作用，青島公司自公司成立以來，高度重視檔案管

理工作，嚴(yán)格以滿足公司各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，規(guī)

范管理、及時歸檔、定期抽檢，切實服務(wù)主業(yè)。

二、工作思路及實施措施

1、規(guī)范管理、定期維護

依照股份檔案管理制度結(jié)合青島當(dāng)?shù)匾?guī)定，青島公司編制了專業(yè)規(guī)范的檔案

管理制度及實施細則，存檔、借閱流程審批規(guī)范，并配備專門的檔案室，專人管

理，崗位職責(zé)上墻。

（青島公司檔案室）

2、應(yīng)歸盡歸、按規(guī)整理

各類檔案嚴(yán)格按照公司制度進行收集、整理、歸檔，做到應(yīng)歸盡歸，并嚴(yán)格按

照規(guī)定進行系統(tǒng)化整理。按股份數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求，穩(wěn)步開展數(shù)字化管理工作，盤

活庫存檔案資源，提升檔案信息化管理水平。

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聲像類檔案（光盤檔案） 聲像類檔案（照片檔案）

3、分類明晰、賬實相符

依照股份規(guī)定，結(jié)合青島地區(qū)檔案管理要求進行檔案分類，各類別檔案均建

立臺賬目錄，賬實相符，檢索查詢工具齊備。

4、規(guī)范管理、定期抽查

綜合部按季度對各項目部檔案、總包單位、監(jiān)理單位檔案及營銷部營銷合同

檔案進行巡檢檢查，按規(guī)編寫巡檢簡報。公司檔案管理員對需整改項進行按期跟

進，切實防控風(fēng)險。

三、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化初結(jié)碩果

青島公司各類檔案管理規(guī)范、存檔有序、查閱方便，存量檔案已全部實現(xiàn)數(shù)

字化，在集團及股份歷次專項行政檢查中均得到肯定。未來我們將繼續(xù)規(guī)范管理，

助力公司精細化管理邁上新臺階。

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會務(wù)管理

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以人為本、辦事至上

標(biāo)準(zhǔn)化會務(wù)服務(wù)實現(xiàn)

一、背景

2018 年華發(fā)股份實施三級管控下，在珠海大區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)下，圍繞公司業(yè)務(wù)建

設(shè)這一中心，切實履行職能，認(rèn)真開展各項行政工作，與時俱進，開拓創(chuàng)新。會

務(wù)工作在日常工作中不可或缺，會務(wù)工作的籌劃細致、嚴(yán)密協(xié)調(diào)是會議順利進行

的保障，也是決定會議成功和效果的重要因素。

二、思路及措施

（一）優(yōu)化配套設(shè)施，高效保障會議需求

定期調(diào)測視頻會議室音響、話筒、空調(diào)等設(shè)施，對線路進行梳理，聯(lián)系專業(yè)

技術(shù)人員提升視頻質(zhì)量和效果，升級高清網(wǎng)絡(luò)傳輸信號，動態(tài)掌控各類設(shè)備設(shè)施

運行狀態(tài)，及時排除故障。

（二）會務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化流程

會務(wù)服務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，提高會務(wù)服務(wù)質(zhì)量，為適應(yīng)新形勢新任務(wù)新

要求，公司在會務(wù)服務(wù)工作中持續(xù)探索創(chuàng)新，打造形成“謀劃-梳理-檢查-應(yīng)變- 總結(jié)-推動落實”的工作閉環(huán)。以高度負責(zé)的工作責(zé)任感和使命感，始終保持嚴(yán)

謹(jǐn)求實的工作作風(fēng)，不斷加強隊伍建設(shè)，積極抓好會前、會中、會后的各個環(huán)節(jié)，

有力地確保了會務(wù)意圖的全面實現(xiàn)。

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會務(wù)服務(wù)座次標(biāo)準(zhǔn)化，基本原則右高左低、前高后低、中間高于兩側(cè)

積累經(jīng)驗，提升專業(yè)，會后會務(wù)工作人員應(yīng)及時做好總結(jié)工作，總結(jié)內(nèi)容包

括會議籌辦時的優(yōu)秀經(jīng)驗和不足之處，并根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及時思考，找到解決的

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方案，為下次會議的順利召開奠定基石，增加辦公室在服務(wù)日常工作方面的能力。

三、亮點及成效

堅持以人為本的服務(wù)理念，是組織好會議活動的前提。堅持以人為本的服務(wù)

理念，方向才不會有偏差，才能產(chǎn)生更好的效果。堅持以人為本的服務(wù)理念，就

是要努力做到情感上暖心、行動上貼心、措施上用心，具體到實際就是在就座、

就餐、住宿、用車、飲水、供電、安全、衛(wèi)生等方方面面安排的到位、妥帖，給

參會者賓至如歸的感覺。

強化細節(jié)決定成敗的意識，是組織好會議活動的關(guān)鍵。會議活動的服務(wù)保障

工作沒有一樁屬于小事，沒有一件可以疏忽，任何微小的疏漏，都可釀造成大的

失誤，稍有不慎或不當(dāng)都會影響整體甚至全局工作。因此，務(wù)必要強化細節(jié)決定

成敗的意識，要以“如履薄冰、如臨深淵”的工作態(tài)度，做到工作認(rèn)真、態(tài)度謹(jǐn)

慎、處事果斷。在任何人任何事面前，都要從嚴(yán)要求，從優(yōu)服務(wù)，做到慎之又慎，

細之又細，始終堅持高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量，確保工作萬無一失、確保領(lǐng)導(dǎo)放心滿意。

凝聚團隊力量，是組織好會議活動的保障。一個好漢三個幫，只有發(fā)揮團隊

的力量才能形成強大的工作合力。

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其他

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開源節(jié)流，精準(zhǔn)控費

多城市異地項目行政費用管控優(yōu)化

一、背景和挑戰(zhàn)

近年來，房地產(chǎn)行業(yè)逐漸進入新的發(fā)展周期，各房企之間競爭加劇，房地產(chǎn)

行業(yè)已由金融紅利階段進入管理紅利階段。

截止 2022 年 3 月，杭州公司布局浙江省內(nèi) 5 城 7 盤，項目地域范圍廣、布

局分散，員工在多地項目間輾轉(zhuǎn)工作，產(chǎn)生較高的管理成本。為更好地落實費用

精細化管控工作，杭州公司相繼出臺相關(guān)舉措合理降低行政費用。

二、思路和舉措

綜合考慮項目及員工實際情況，行政團隊秉持強化成本管理意識，合理控制

費用開支的原則，在保障辦公的前提下，對辦公場地、異地差旅等進行改進。

（一）切合實際，精準(zhǔn)控費

1、在大區(qū)差旅費用管理制度范圍內(nèi)，杭州公司根據(jù)實際，逐步完善項目間

差旅報銷標(biāo)準(zhǔn)，控制項目實際距離規(guī)定往返路費上限，鼓勵員工間拼車前往，同

時對出差住宿進行了補充規(guī)定，省內(nèi)出差建議住宿預(yù)定全季標(biāo)準(zhǔn)（在保證員工住

宿質(zhì)量的前提下，遠低于公司規(guī)定的職級標(biāo)準(zhǔn)），并取消項目間出差餐補。

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2、根據(jù)公司業(yè)務(wù)實際，對各業(yè)務(wù)條線人員進行梳理，合理劃分杭州公司平

臺與項目人員職責(zé)和辦公地點，以期合理降低場地租賃費用。

3、從細微處著手，積少成多。強化打印機管理，實現(xiàn)一人一卡，默認(rèn)黑白

打印，減少非必要的彩打數(shù)，合理降低印張費用。

（二）開源節(jié)流，分類控費

1、杭州公司差旅費用精細化管控規(guī)定于推行過程中不斷完善。2021 年 8 月

結(jié)合財務(wù)差旅費支出統(tǒng)計，根據(jù)實際項目建設(shè)情況，發(fā)布《關(guān)于往返異地項目公

司員工交通住宿補貼的建議方案》，對項目間差旅費用開始限額管控。根據(jù)運行

效果，于 2021 年 12 月向公司員工領(lǐng)導(dǎo)意見征詢，并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，最終落

地形成《關(guān)于杭州公司差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)的補充規(guī)定》，對差旅產(chǎn)生的相關(guān)費用做了

更為細致的補充，并與 2022 年 1 月開始執(zhí)行。

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2、自 2021 年年中，根據(jù)紹興項目建設(shè)實際，探討業(yè)務(wù)條線 PM 辦公場地遷

至項目部，靠近一線，促進項目建設(shè)。

經(jīng)協(xié)調(diào)紹興項目部，將項目辦公室進行改建，新增 42 個工位，設(shè)計、成本、

運營、報建等 PM 人員及咨詢公司人員搬遷至項目部辦公室。

三、亮點及成效

（一）減少浪費，最小成本實現(xiàn)最優(yōu)管理

1、2021 年 8 月后，月人均項目間差旅費下降至 2000 元。2022 年后，在無

住宿的前提下月人均項目間差旅費降至 1600 元。

2、中成大廈部分辦公室退租，節(jié)約各項費用約 92.75 萬元。

3、2021 年下半年以來，辦公耗材費用降低 30%。

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（二）完善制度，降本減費工作逐步落實

制定差旅費用補充規(guī)定，按照可控性及可壓縮性分類，從管理費用方向深化

全競提升。